Tools & tricks

nijnnovision 2018 14Voor een beetje efficiëntie kan je niet meer zonder de vele beschikbare online tools die anno 2019 beschikbaar zijn. Veel zijn ondertussen sterk doorontwikkeld en bieden een stabiele oplossing ondersteunend aan je activiteiten en drukke bestaan.

Zelf werk ik voor meer dan 90% papierloos en bij mijn relaties doe ik mijn uiterste best deze besparende en toekomstgerichte filosofie door te voeren. Gebruik makend van flexibele en beschikbare kantoorlocaties, vervoer mijzelf bij voorkeur elektrisch, fiets of per openbaar vervoer. Ik communiceer voor zover mogelijk via Video Conference of Skype om niet onnodig te reizen.

Het overzicht hieronder beperkt zich tot die partijen, omgevingen en oplossingen die ik zelf regelmatig en vaak dagelijks gebruik.

Mijn dashboardBrief
Een productiviteitsapp die mijn dag centraal stelt om meer te bereiken. Het elegante dashboard combineert chat, video, takenlijsten, teamhubs en het delen van bestanden.
https://gobrief.com/@mnijenhuis
https://gobrief.com/

Mijn selectie uit voor mij altijd beschikbare en flexibele kantoorlocaties;

“The only source of knowledge is experience.”
– Albert Einstein

In de afgelopen jaren heb ik veel initiatieven, software en apps voorbij zien komen. De lijst van uiteindelijk goed te gebruiken apps op iPhone, IPad en MacBook (voor mijn werkveld) is te groot om in een lijst op te nemen. Mocht hierover vragen hebben dan kan je me altijd even mailen.

Voor de overige online cloud diensten en apps die ik bijna (bijna) dagelijks gebruik hier een overzicht. De linkjes zijn ‘zuiver’ 1:1 door te klikken, er wordt niets aan verdient 😉


 

Online ‘office’ omgevingen

  • Google Drive (Free & Commercial)
    Elk bestand opslaan: Bewaar foto’s, artikelen, ontwerpen, tekeningen, opnamen, video’s en meer. De eerste 15 GB aan opslagruimte zijn gratis met een Google-account.
    Overal toegang tot je bestanden: Je bestanden in Drive kunnen worden geopend met elke smartphone, tablet of computer. Dus waar je ook gaat, je bestanden gaan met je mee.
    Bestanden en mappen delen: Je kunt anderen snel en eenvoudig uitnodigen om elk gewenst bestand te bekijken, te downloaden en te bewerken. Geen e-mailbijlagen meer nodig!
    https://www.google.com/drive/
  • Apple iWork (Free & Commercial)
    Documenten, spreadsheets en presentaties. De denkkracht van iedereen komt samen. Pages, Numbers en Keynote maken het eenvoudig om geweldig werk te maken. Met de sjablonen en ontwerptools ga je heel makkelijk aan de slag. En je kan zelfs tekeningen en notities toevoegen met Apple Pencil op je iPad. Bovendien kun je met je team in real time samen­werken. Op een Mac, iPad of iPhone, en zelfs op een pc.

    • Met Pages maak je moeiteloos de mooiste documenten. Kies gewoon een sjabloon en voeg dan een afbeelding, video, vorm of grafiek toe met de veelzijdige tools. Binnen de kortste keren ziet het er geweldig uit.
    • Spreadsheets hoeven echt niet saai te zijn. Daarom begin je in Numbers met een leeg werkblad, en niet met een eindeloos raster. Je voegt heel makkelijk interessante diagrammen, tabellen, afbeeldingen en nu ook slimme categorieën toe om je met andere ogen naar je gegevens te laten kijken.
    • Met Keynote is het heel makkelijk om boeiende presentaties te maken en te geven. Met de krachtige grafische tools ontwerp je schitterende dia’s met filmische over­gangen die je ideeën tot leven laten komen.
    • In Pages, Numbers en Keynote voor iCloud heb je samen met je team toegang tot al je documenten, en kun je ze bewerken in een browser op een Mac of een pc. Log gewoon in op iCloud.com en open de web‑app. Je kan dan meteen van start. Of je teamgenoten nu aan de andere kant van de stad zitten of aan de andere kant van de wereld, samen krijg je ontzettend veel gedaan.
      https://www.apple.com/nl/iwork/
  • LibreOffice (Free)
    Alles wat u maar wilt van een officesuite, volledig compatibel met Microsoft-indelingen en volledig gratis te gebruiken. LibreOffice is zo goed dat je je zult afvragen waarom je ooit voor kantoorsoftware hebt betaald. Het is compatibel met alle Microsoft-documentindelingen en heeft bijna elke functie die u kunt vinden in de nieuwste versies van Word, PowerPoint en Excel. LibreOffice is een open source-project dat wordt onderhouden door een enorme en enthousiaste gemeenschap van vrijwilligers die constant werken aan het verbeteren van de stabiliteit en het toevoegen van nieuwe functies. Er is een grote selectie aan uitbreidingen en sjablonen om het nog flexibeler te maken, en het is gratis voor zowel bedrijven als thuisgebruikers.
    – https://www.libreoffice.org/
  • Microsoft Office 365 (Commercial & Free (online))
    Uw plaats om bestanden te maken, te communiceren, samen te werken en uitstekend werk te leveren. Wees creatiever en bereik uw doelen met Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, en meer. Met een Office 365-abonnement krijgt u de meest recente Office-apps – zowel de desktop- als de onlineversie – en updates zodra die er zijn. Op uw desktop, tablet en telefoon. Met OneDrive is uw werk vanaf elke locatie beschikbaar voor u en ook voor anderen wanneer u samenwerkt of gegevens deelt. Vanaf €69 per jaar of €7 per maand.
    https://www.office.com/
  • ONLYOFFICE (Commercial)
    Run your private cloud office: ONLYOFFICE provides you with the most secure way to create, edit and collaborate on business documents online.
    ONLYOFFICE all-in-one suite for your business: Make use of ONLYOFFICE online editors integrated with collaboration platform: mail, CRM, projects, calendar and much more.
    ONLYOFFICE for popular web solutions:Connect ONLYOFFICE online editors to the business application you already use.
    – https://www.onlyoffice.com

Note, memo’s 

  • (TIP) Notion, en geweldige online memo- & task manager. Werkt stabiel en is heel snel verslavend.
    https://www.notion.so/
  • Pocket helpt je om artikelen, foto’s en video’s op te slaan en later terug te lezen of te bekijken, zelfs offline en op elke omgeving.
    – https://getpocket.com/
  • (TIP) Evernote helpt je om artikelen, foto’s en video’s en eigen notities op te slaan, te bewerken, te delen en later terug te lezen of te bekijken, zelfs offline en op elke omgeving. Ook geschikt voor taskmanagement en binnen een team heeft het een deel en chat-functie. Voor je desktop en mobiele apparaten, je hebt jouw notities altijd bij je, altijd gesynchroniseerd.
    – https://evernote.com
  • Google-keep is de plannings-app van de ’s werelds grootste zoekmachine. Alles wat je nog moet doen, kopen, maken of bedenken, kun je in de app bijhouden. En het handigst: je kunt samen je notities bekijken en bewerken. Handig voor een simpel boodschappenlijstje, maar ook voor de taakverdeling in projectgroepen en teams.
    – https://www.google.com/keep/
  • Standard Notes is een eenvoudige, minimalistische en straightforward app inclusief encryptie en te beveiligen met password of fingerprint lock.
    – https://standardnotes.org/
  • Simplenote, snel, eenvoudig, gratis en beschikbaar online en als app.
    https://simplenote.com/
  • Bear, wie schrijft die blijft, een echte sensatie voor de actieve note-taker, schrijver, blogger, journalist en verbalisanten. App en online.
    http://www.bear-writer.com/
  • Dropbox Paper is meer dan alleen maar een document, het is een werkruimte waar creativiteit en coördinatie samenkomen. Schrijf en bewerk, brainstorm, bekijk ontwerpen, beheer taken of houd vergaderingen.
    https://www.dropbox.com/nl_NL/paper

en natuurlijk apple notes⇥, microsoft onenote

Project- & taskmanagement / Agile / Scrum

  • (TIP) Trello: Agile, Scrum….. Trello is de gratis, flexibele, en visuele weg om alles met iedereen te organiseren. Gemakkelijk discussiëren en delen van informatie per project, bestanden en het geven van feedback.
    https://trello.com/
  • Scrumdo: Agile en Kanban-software, krachtig en eenvoudig met real-time rapportage
    https://www.scrumdo.com/
  • Asana: Een goed beveiligd Agile platform dat teams gefocust te laten blijven op de doelen, projecten en dagelijkse activiteiten. Goed en betaalbaar.
    https://asana.com/
  • Brief: Een productiviteitsapp die jouw & mijn dag centraal stelt om meer te bereiken. Het elegante dashboard combineert chat, video, takenlijsten, teamhubs en het delen van bestanden.
    https://gobrief.com/@mnijenhuis
    https://gobrief.com/
  • (TIP) Toms Planner: Web based Gantt chart software en heel intuïtief.
    https://www.tomsplanner.nl/
  • Monday.com werk krachtig bij grote projecten; zeer visueel, beheer uw workload, communiceer met uw team en vier het succes.
    https://monday.com
  • Basecamp, de ultieme tool en oplossing voor het managen en de optimale samenwerking binnen virtuele teams, zeer betaalbaar.
    https://basecamp.com/
  • Liquidplanner is mijn favoriete online projectmanagement tool met realtime rapportage.
    https://www.liquidplanner.com/
  • Podio: Eenvoudig werkstromen beheren, laat teams gemakkelijk samenwerken, inclusief task management en gecentraliseerde communicatie.
    https://podio.com/
  • Plan.io: Online projectmanagementtool met taken, agile PM, bestandsdeling, wiki en workflow management. Makkelijk om projecten te plannen.
    https://plan.io/
  • Jira, ‘de’ software-ontwikkelingstool voor agile teams. Zeer populaire en uitgebreide issue tracker. Geavanceerde rol- en gebruikersmanagement, informatiedeling en sprint-management.
    – https://nl.atlassian.com/software/jira
  • GIThub: Een ontwikkelingsplatform dat is geïnspireerd door de manier waarop je werkt. Dé tool voor ontwikkelen/programmeren in teams. Uitgebreid versie- en wijzigingsbeheer, zien wie wat gedaan heeft en waar programmeer conflicten zijn.
    – https://github.com/
  • Remember The Milk: Actie en takenlijst met een knipoog, gebruik ik al vele jaren.
    https://www.rememberthemilk.com/
  • (TIP) Tipi, Asynchrone teamcommunicatie…. krijg uw productiviteit en focus terug. Reageer wanneer het uitkomt, vanaf elke locatie, met volledige focus op wat van belang is en ervaar de kracht van een online logboek van alle activiteiten en genomen besluiten. Verfrissend, een echte aanrader.
    https://tipihub.com/

Individuele efficiëntie

  • (TIP) Notion, en geweldige online memo- & task manager. Werkt stabiel en is heel snel verslavend.
    https://www.notion.so/
  • (New) BeeCanvas: Een nieuwe manier om te brainstormen , samen te werken en informatie te delen. Deel je ideeën uit, blijf betrokken en blijf in-sync met je team.
    https://beecanvas.com/
  • Remember The Milk: Actie en takenlijst met een knipoog, gebruik ik al vele jaren.
    https://www.rememberthemilk.com/
  • (TIP) Evernote helpt je om artikelen, foto’s en video’s en eigen notities op te slaan, te bewerken, te delen en later terug te lezen of te bekijken, zelfs offline en op elke omgeving. Ook geschikt voor taskmanagement en binnen een team heeft het een deel en chat-functie. Voor je desktop en mobiele apparaten, je hebt jouw notities altijd bij je, altijd gesynchroniseerd.
    – https://evernote.com

Doelgroep specifiek

  • (TIP) MijnEigenPlan, geef cliënten Eigen Regie, Structuur en Zelfredzaamheid
    Met de digitale informatieborden, app en cliëntportaal van MijnEigenPlan ondersteun je op het gebied van Structuur & Zelfredzaamheid, emotieregulatie en Motivatie.
    https://mijneigenplan.nl/
  • Cold Turkey is eigenlijk de nicotine-pleister voor iedereen die verslaafd is aan social media. Krijg jij maar de helft van je werk gedaan, omdat je constant Facebook en Instagram wilt checken? Dan is het een goed idee om Cold Turkey te downloaden. Je kunt in dit programma instellen wanneer welke sites geblokkeerd moeten worden, zodat jij je niet af kunt laten leiden.
    https://getcoldturkey.com/
  • TimeTree is er voor gezinnen en huishoudens: Voorkom communicatieproblemen! Je hoeft nu niet blijven te herhalen dat je iedere woensdag later thuis bent omdat je naar huiswerkklas moet, of dat je iedere dinsdag na het werk gaat sporten. Iedereen weet wie waar is en waarom. Zolang jullie braaf jullie kalender bijhouden natuurlijk. Voor collega’s: TimeTree is superhandig voor kleine kantoren start-ups, omdat je binnen no-time een datum hebt geprikt voor vergaderingen en een borrelmiddag. En je ziet meteen waarom een collega niet op kantoor is: afspraken buiten de deur, tandarts, vrije dag, etc. Voor stelletjes: Hebben jullie moeite om tijd voor elkaar te vinden tussen werk, school, vrienden en familie? Dan zie je met TimeTree meteen wanneer een date het beste uitkomt. Voor school: Ben je een student en werk je samen met anderen, maar hebben jullie verschillende roosters? Dan is het met TimeTree makkelijk uit te vinden wanneer het het beste uitkomt om aan projecten te werken of gewoon een koffietje te drinken.
    – https://timetreeapp.com/
  • (TIP) Fello, samen zorgtaken verdelen met familie en vrienden zodat iedereen een handje meehelpt. Een familieplanner waarin je in één oogopslag ziet wie wat wanneer gaat doen. Direct een melding van een nieuwe afspraak of actieve chat. Je bent meteen op de hoogte.
    – https://getfello.com/familieplanner/

E-books reader

Een epub-bestand leest het prettigst op je e-reader, je telefoon of je computer. Om e-books op je computer te openen moet je wel over een epub-reader beschikken.

VirtualMeeting, Video & conference calls, remote management

  • Apple Facetime, stabiel betrouwbaar en stabiel voor 1:1 communicatie.
    – https://www.apple.com/
  • (TIP) Zoom: Professioneel, stabiel en zeer snel. Voor 1:1 gesprekken (gratis) tot professionele video conference calls.
    https://zoom.us/
  • Hangouts: Handige tool van Google om met meerdere mensen (video)calls te houden of te chatten. Nodig mensen uit, start een hangout en begin met communiceren.
    – https://hangouts.google.com/⇥
  • Appear.in: Appear maakt videocalls nog makkelijker. Op je pc/laptop kun je een linkje (dat je zelf kunt aanmaken en een naam kunt geven) openen en je bevindt je direct in een ‘meeting room’. Werkt ook makkelijk op Android. Voor iPhone moet je een app downloaden. Een mooie tool voor calls met teamleden binnen een project.
    – Appear.in
  • Skype: Op dit moment de meest ondersteunde chat/video/call client. Vraag de username, voeg toe en begin met chatten en bellen. Ook handig voor ‘gewone’ telefoongesprekken.
    – https://www.skype.com/
  • Blizz by TeamViewer is een gratis, veilige online vergader- en samenwerkingssoftware voor teams op afstand of wereldwijd. Toegankelijk vanaf elke op het web aangesloten desktop of mobiel apparaat, ondersteunt, op hoge kwaliteit voor tussen de 2 en 300 personen, met screensharing, vergaderopnames en Outlook-integratie.
    – https://www.blizz.com/
  • GoToMeeting: “Conferencing software”, online en apps. Handig voor het houden van meetings. Laat mensen simpel inbellen via computer of telefoon en deel je scherm. Veel gebruikt bij de grotere corporates.
    – https://www.gotomeeting.com/
  • TeamViewer: Neem iemands pc over of nodig iemand uit om mee te kijken. Handig bij computervragen, -problemen of presentaties. Ook voor het managen van eigen computers vanuit de gehele wereld.
    – https://www.teamviewer.com/
  • Wire: Wire is het meest veilige samenwerkingsplatform voor  gecodeerde telefonische vergaderingen, berichtenuitwisseling en het delen van bestanden. Het is eenvoudig te gebruiken, kost maar een paar minuten om het in te stellen en in te zetten voor het hele team, en vereist geen uitgebreide training. Wire combineert maximale veiligheid met een rijke reeks functies en eenvoud. Het werkt op desktop, iOS, Android en zelfs Linux. Wire is open source, gecontroleerd door onafhankelijke beveiligingsexperts met een whitepaper voor beveiliging beschikbaar onze IT-verantwoordelijke.
    – https://go.wire.com/
    – https://app.wire.com/

Meeting management

  • (TIP) Standup Report, very agile… ondersteunt de dagelijkse stand-up vergaderingen met de gewenste timing, managed projecten, teams, vergaderingen en beheert rapporten voor elk project en vergadering afzonderlijk.
    – https://www.standup.report/
  • Samepage: Het bekroonde online collaboration software ontworpen om vergaderingen op koers te houden. Combineer bestanden, taken, kalenders, kaarten, video’s en teamgesprekken samen op één pagina. Bewerk een pagina en maak vergadernotities tegelijk met andere leden van de vergadering. Chat in realtime met individuen of teams zonder over te schakelen naar een ander chatplatform. Maakt het alsnog acties per email geheel overbodig.
    https://www.samepage.io/
  • Calendly helpt u bij het plannen van vergaderingen zonder heen-en-weer e-mails.
    https://calendly.com/

Email en Internet 

  • I-cloud van Apple: een office omgeving achter je mailbox.
    https://www.icloud.com/
  • GMail/Inbox : snel efficient en effectief, naadloos te combineren met andere office mogelijkheden van Google.
    https://www.google.com/gmail/
  • Hushmail: optimale veiligheid van je data,  email en encryptie in één oplossing:
    – https://www.hushmail.com/
  • Protonmail: Swiss Privacy, Data Security en End-to-End Encryption.
    https://protonmail.com
  • (TIP) 1.1.1.1: de snelste DNS dienst, veilig, gratis met een focus op privacy.
    https://1.1.1.1/nl/
  • NordVPN: Het internet zonder grenzen, geavanceerde beveiliging, volledige privacy, internetvrijheid, stabiel en snel.
    – https://nordvpn.com/
  • Bit.ly biedt de mogelijkheid om links in te korten en te herschrijven.
    – https://bitly.com/
  • EmailOnDeck: een tijdelijk email adres, je zal het maar nodig hebben..
    EmailOnDeck.com
  • GMX: een zeer toegankelijk (gratis) email provider met een iets wat verouderde (en daarom zo vertrouwde) interface.
    https://www.gmx.com
  • Tutanota: Beveiligde mail voor iedereen! Tutanota is ’s werelds best beveiligde e-maildienst en verbazingwekkend gemakkelijk te gebruiken.
    https://tutanota.com/

File Management

  • (TIP) iCloud, de Apple dienst, werkt super i.c.m. apple randapparatuur, snel en veilig.
    – https://www.icloud.com/
  • Google Drive: Met Google Drive kan steeds meer. De opslagruimte is zeer scherp geprijsd, de tool is snel en je kunt real time met elkaar werken aan documenten en spreadsheets. Kan vrijwel alle documentsoorten opslaan, doorzoeken en synchroniseren. Vanuit elke device bereikbaar.
    – https://www.google.com/drive/
  • Dropbox, online bestandsmanagement. Synchroniseert bestanden tussen alle devices, vanuit de hele wereld toegankelijk. Vanuit elke device bereikbaar.
    – https://www.dropbox.com/
  • Box, snel, veilig en gratis veel opslag, krachtig is ‘Box Notes’, real-time online notities voor teams.
    – https://www.box.com/
  • Microsoft OneDrive: De opslagdienst van Microsoft.
    – https://onedrive.live.com/
  • Mediafire, made in Texas, veilig, snel en goede ondersteuning.
    https://www.mediafire.com/
  • (TIP) SpiderOak, de beste en meest veilige vorm van dataopslag tot nu toe.
    – https://spideroak.com/
  • Mega, veilige cloud opslag, simpel in gebruik, end-2-end gecodeerde cloud. Werkt goed met zeer grote bestanden.
    – https://mega.nz/

Browsers

Netwerken

  • Linkedin, binnen europa het grootste online netwerk met veel extra functionaliteiten onder de motorkap. Onderdeel van Microsoft.
    https://www.linkedin.com/
  • Spiceworks, bedoeld voor de IT community met veel extra ondersteunende tools.
    https://www.spiceworks.com/
  • Xing, een zakelijk social netwerk(je) met veel aandacht voor business events. Groot en populair in Duitsland.
    https://www.xing.com/
  • Viadeo, het snelst groeiende netwerk van dit moment voor Frans-, Spaans- en Portugeestalige.
    http://www.viadeo.com/
  • Meetup, steeds populairder waarbij zakelijk en events gecombineerd worden.
    https://www.meetup.com/
  • Opportunity:  Een bedrijfsnetwerk dat een matchmaking-algoritme gebruikt om u te verbinden met andere professionals die werkgelegenheid, verkoop, netwerken en relatiemogelijkheden bieden.
    – https://myopportunity.com/
  • Angel: Een ‘global’ netwerk voor en van startups.
    https://angel.co/

Efficient ondernemen

  • (TIP) MoneyBird: Facturen en offertes, inkomende documenten, aangiftes en rapporten, een echte aanrader.
    – https://moneybird.com/
  • (TIP) Nanda, online uren registreren zoals het bedoelt is. Bijhouden van uren door jezelf en je team. Direct te linken aan MoneyBird om semiautomatisch facturen op te maken en uren te declareren.
    – https://www.urenoverzicht.nl/
  • (TIP) Payment provider Mollie: snel, stabiel en innovatief.
    – https://www.mollie.com/
  • Toggl zet je team aan op productiviteit met deze gratis time tracker.
    https://toggl.com/
  • Time Writer, voor uren, facturen, budgetten en verlof.
    – http://www.timewriter.nl/
  • Invoice2go, snel een eenvoudig facturatie en registratie.
    – https://invoice.2go.com/nl-nl/
  • Freelance Freek: Payrolling voor zelfstandigen.
    – https://freelancefreek.nl/
  • Thinq: Onbezorgd online boekhouden. Jij levert bonnetjes en facturen aan, en Thinq regelt jouw complete administratie online. Thinq verwerkt je administratie, en binnen 48 uur heb je via de Thinq-app inzicht in jouw bedrijfsresultaten.
    – https://www.thinq.nl/
  • Ritmeter, kilometerregistratie APP is de makkelijkste manier om kilometers te registreren.
    https://ritmeter.nl/
  • YellowBrick & ANWB: Overal makkelijk en slim parkeren. En geen tijd meer kwijt aan het betalen van parkeergeld. Dat is mobiel parkeren: het starten en stoppen van de parkeertijd met je mobiele telefoon. Mobiel parkeren kan in heel Nederland op straat, in Q-Park parkeergarages en bij Schiphol.
    – https://www.yellowbrick.nl/
  • Freshdesk, online support- en helpdesk: Snel, eenvoudig en doet wat het moet doen.
    https://freshdesk.com/

PDF editing

  • PDFescape: Online tool voor het bewerken van je PDF. Tekst, afbeeldingen of tekeningen toevoegen in een mum van tijd en direct opslaan als nieuwe PDF.
    https://www.pdfescape.com/
  • (TIP) SmallPDF: Het ultieme zwitserse zakmes voor opmaak, beheer en correctie van/naar PDF.
    – https://smallpdf.com/

Product Management

 


NB. Bovenstaand overzicht is nooit af en altijd dynamisch ;).
Toevoegingen, updates en commentaar dan ook meer dan welkom.